Una convocatoria de Medios es una acción de comunicación que suele planificarse dentro de la estrategia de marketing de una marca o empresa siempre que se quiera lanzar un nuevo producto, dar a conocer un servicio, o informar sobre una noticia o hecho importante y relevante de una compañía.
Para organizar una rueda de prensa con éxito es necesario contar con profesionales experimentados, bien sea a través de una Agencia de Comunicación externa o a través del propio departamento de marketing de la empresa.
A los Medios de Comunicación hay que darles una razón de peso para que asistan a la rueda de prensa, por ello se hace imprescindible enviar un pequeño adelanto del contenido (con información atractiva) que llame la atención de los periodistas invitados.
Existe una serie de errores que las marcas o empresas cometen a la hora de ponerse en contacto con los Medios de Comunicación y que hay que intentar evitar. Aquí os dejamos con los 5 más comunes:
1. No tener en cuenta el calendario de eventos de la ciudad/lugar donde se va a convocar y de otras empresas relevantes o del mismo sector. Si ponemos nuestra convocatoria un día en el que ya hay previsto un evento, seguramente fracasaremos.
2. Evita citar a los periodistas más tarde de las 12 de la mañana, y nunca por la tarde!. Lo ideal es de 10 a 12 h.
3. Asegúrate de enviar la convocatoria de medios a los periodistas idóneos que pertenecen a la sección que realmente nos interesa que se haga eco de la información.
4. Una vez enviada la convocatoria hay que llamar para confirmar la asistencia. Entre 1 día y 2 previos al acto.
5. Hay una contradicción entre tu nota de prensa y la información que el periodista encuentra en tu web. La imagen que proyectas de tu marca, el mensaje, tu filosofía, etc. debe estar plasmada en todas las comunicaciones y herramientas de comunicación.
Convocar una rueda de prensa supone un gran esfuerzo, dedicación, trabajo y paciencia pero si tienes en cuenta estas premisas, tienes gran parte del éxito asegurado.
